Traditional to Agile Formation
Perkembangan organisasi 1–2 dekade kebelakang mengalami perubahan. Banyak perusahaan besar mengadopsi sebuah formasi baru, mereka butuh organisasinya yang lebih lincah, adaptif dan fleksibel yaitu Agile Organization. Lalu apakah ini membuat Traditional Organization yang berbentuk hirarki menjadi usang?
Setiap era mempunyai tantangannya tersendiri bagi berkembangnya organisasi. Dimulai zamannya era 1.0 hingga sekarang mulai memasuki 5.0 society.
Banyak perusahaan besar saat ini yang dulu berjaya menggunakan konsep yang ditemukan lebih dari 1 abad yang lalu. Tepatnya 1911 saat Scientific Management nya Freddrick Taylor banyak diadopsi sebagai cara mengelola perusahaan-perusahaan yang saat itu mulai memasuki era industri.
Mulai dari Ford hingga Toyota sedikit banyak menggunakan konsep ini. Dan membawa hasil yang nyata membuat organisasi lebih berkembang. Konsep ini membagi organisasi menjadi dua, yaitu The Thinkers dan The Doers. The thinkers itu para manager yang bertugas menyusun konsep dan strategi, menyusun metode efektif dan menaikkan produktifitas juga pengembangan pekerja. Sedangkan para pekerja bertugas mengerjakan dan menghasilkan “karya” hingga kita menyebutnya karyawan.
Organisasi tradisional menurunkan visi misi menjadi rencana strategis yang kemudian ini diturunkan melalui struktur atau hierarki dari atas kebawah menjadi program kerja, penugasan, disposisi dan instruksi kerja yang detail hasil dari penerjemahan dari atas.
Para management bertugas menerjemahkan sebuah goal besar menjadi beberapa langkah praktis pada ujungnya. Tidak jarang management sebagai pipeline penyambung atas dan bawah. Setiap fungsi organisasi dibagi sesuai kebutuhannyanya, kotak/wadah dibuat untuk menempatkan setiap fungsinya, dan garis penghubung dibuat sebagai jalur komunikasinäya. Mulai dari divisi keuangan, penjualan, operasional, sumberdaya dan lainnya.
Nah jika kita lihat gambar diatas kotak-kotak ini ada yang punya garis penghubung ada yang tidak, artinya ada jalur komunikasi yang ditentukan. Semakin banyak garis-garis yang tidak terhubung ternyata membawa satu keadaan yang kita sebut dengan sekat-sekat atau silos. Yang membuat jalur informasi bisa bias satu sama lain dari atas kebawah.
Para middle management disini yang berposisi sebagai penyambung pesan membutuhkan waktu yang tidak sedikit agar berhasil menerjemahkan goal besar menjadi langkah praktis pekerjaan. Belumlah sampai menjadi instruksi kerja yang menghasilkan, ternyata goal dan keinginan top management sudah berubah. Lalu terulang kembali proses di atas tadi dan lagi-lagi belum menghasilkan satu hasil kerja yang nyata.
Semua kendala yang dialami oleh para “karya”wan dibawah disuarakan dengan harapan bisa menjadi masukkan ke atas. Tapi hal ini juga membutuhkan waktu yang sama melaui garis-garis hubungan yang sudah ditentukan. Belumlah sampai ke top management melalui middle management, disaat yang sama mereka juga sedang membawa pesan dari atas. Nah kebayang kan prosesnya..ini yang sering kita sebut dengan birokrasi.
Nah dengan berkembangnya tantangan organisasi, mulai dari VUCA, TUNA, disrups, pandemi dan lain sebagainya. Maka muncul sebuah alternatif formasi organisasi baru yang memotong jalur-jaur komunikasi birokrasi tadi menjadi mini organisasi yang tujuan kerjanya adalah lebih cepet menghasilkan karya. Sehingga gambar diatas menjadi seperti ini
Formasi agile ini tidak membutuhkan birokrasi didalamnya, tidak memerlukan disposisi dan berisi fungsi-fungsi sebelumnya yang ada di kotaknya masing-masing menjadi sebuah tim lintas fungsi. Setiap tim bisa memilih dan memprioritaskan pekerjaan masing-masing sesuai waktu yang ditentukan.
Sekat-sekat melebur menjadi proses proses kecil lintas fungi, mulai dari tim kecil yang berisi orang penjualan, operational, keuangan, legal, perencanaan dll. Formasi ini lazim kita lihat di banyak startup yang saat ini tengah menjamur.
Lalu muncul pertanyaan lebih baik mana formasi tradisional attua agile?
Kita bahas pada tulisan selanjutnya, so stay connected.
